実施方針の書き方 ― 業務実施方針を3本柱に絞り、業務の進め方をフェーズ・作業・成果物で示す方法

実施方針の評価では、「方針が課題に対して的確か」「実施手順が妥当か」が見られます。国土交通省の運用ガイドラインでも、実施手順について「業務実施手順を示す実施フローの妥当性」や「業務量の把握状況を示す工程計画の妥当性」が高い場合に優位に評価する考え方が示されています。自治体の評価基準でも「業務遂行の方法が具体的で実現可能か」「業務の流れが明確に説明されているか」といった着眼点がよく使われます。

評価者の視点：ここで点が分かれる理由

評価基準表の典型的な着眼点は、「業務実施手順を示す実施フローの妥当性が高い」「業務の進め方が具体的で、実現可能性が高い」「仕様書の要求事項をすべて満たす内容になっている」です。配点は業務の理解度と並ぶかそれ以上で、価格以外の評価点全体の15〜25％程度とする例が見られます（目安）。

点が分かれるのは「実現可能性を評価者が確認できるか」です。評価者は、提案書を読みながら頭の中で契約後の進行を想像します。想像できなければ中間点、想像したときに不安があれば低得点、スムーズに想像できれば満点に近づきます。

方針は3つ程度に絞る

方針を7つも8つも並べると、どれが本気なのか評価者に伝わりません。業務理解の節で挙げた主要な課題に1対1で対応させ、3つ程度に絞ってください。各方針は「〜により、〜を実現します」の形で、手段と目的を一文に入れます。

悪い例： 基本方針：①利用者目線、②効率化、③セキュリティ確保、④丁寧なコミュニケーション、⑤柔軟な対応、⑥品質重視、⑦地域貢献

良い例： 方針1：利用件数上位20手続きの導線を先行改善し、初年度のオンライン利用率向上につなげます（課題A「導線の分かりにくさ」に対応） 方針2：職員向け操作研修を部署単位で実施し、問い合わせ対応の負担を抑えます（課題B「職員の習熟度のばらつき」に対応） 方針3：月次で利用データを分析・報告し、改善を継続できる運用に移行します（課題C「効果測定の仕組みがない」に対応）

方針3本柱の作り方

3本柱を機械的に作る手順は次のとおりです。

1. 課題を3件に絞る：業務理解の節で挙げた課題のうち、配点の高い評価テーマや仕様書の「目的」に直結するものを3件選びます。
2. 課題ごとに「原因を断つ手段」を1つ決める：課題Aの原因が「導線の分かりにくさ」なら、手段は「導線の改善」です。手段は複数思いつきますが、方針には最も効果の大きい1つだけを書き、残りは実施手順の中に入れます。
3. 「手段＋効果（目的）＋対応する課題」の一文にする：「〜により（手段）、〜を実現します（効果）（課題○に対応）」の型に当てはめます。
4. 3本の柱が互いに重ならないことを確認する：「効率化」と「負担軽減」のように意味が重なる柱は統合します。
5. 柱の順番を配点順にする：評価基準で配点が高いテーマに対応する方針を方針1に置きます。

方針に「品質重視」「セキュリティ確保」「丁寧な対応」を入れたくなりますが、これらは品質管理・情報セキュリティ・進捗管理の評価項目で個別に採点されるため、方針の柱にすると紙幅の無駄になります。方針は「本業務の課題をどう解くか」に限定します。

フェーズごとの作業内容と成果物

方針を述べた後は、業務の進め方をフェーズに分けて書きます。各フェーズで「何をするか」「誰が関与するか」「何を納めるか」をそろえて書くと、仕様書の成果物一覧との対応も確認しやすくなります。

内容面では、「作業と成果物が対になっているか」「仕様書の成果物がすべて登場するか」を確認してください。

標準的なフェーズ分けと各フェーズの成果物表

業務種別を問わず使える標準のフェーズは「着手・調査・設計・実施・検証・引継ぎ」の6段階です。すべての業務にすべての段階があるわけではないので、該当しない段階は省きます。各段階で評価者が期待する成果物の例を示します。

この表を自社の下書きに当てはめ、「調査なしに設計へ入っていないか」「検証と引継ぎが抜けていないか」を点検します。検証と引継ぎは仕様書で明示されないことも多い一方、評価者が暗黙に期待する段階です。書いておくと「契約終了後まで考えている」と評価されます。

作業手順の粒度

作業内容は「評価者が人数と日数を想像できる」粒度で書きます。粗すぎると実現性を判断できず、細かすぎると紙幅を浪費します。

目安として、各フェーズの作業は3〜5項目、各項目は「対象・方法・数量・期間」のうち2つ以上を含む一文にします。

発注者の関与ポイントの明示

自治体の委託業務が遅れる原因としてよく挙げられるのが、発注者側の確認・承認・庁内調整に要する時間です。発注者の関与を明示することには、2つの効果があります。1つは「発注者の実情を知っている」と伝わること、もう1つは契約後に「そんな作業をするとは聞いていない」というトラブルを防ぐことです。

関与ポイントは、次の4種類に分けて書きます。

• 判断・承認：設計案の承認、計画素案の決定など。「○営業日の確認期間を見込みます」と期間を添えます。
• 情報提供：既存データ、過去の成果物、関係課の連絡先など。「着手後2週間以内に受領をお願いします」と時期を書きます。
• 調整：関係課へのヒアリング設定、議会・住民への説明。「候補日は当社から複数提示します」と、発注者の負担を減らす工夫を添えます。
• 参加：定例会、報告会、研修。「所要時間60分、月1回」のように負担量を明示します。

関与を書く際は「貴課にお願いする作業」ではなく「貴課と当社の役割分担」として表にすると、押しつけの印象が薄れます。

この項目の標準構成（テンプレート）

1. 基本方針（3本柱、各1文＋対応課題）
2. 業務の全体像（フェーズ図または1枚の流れ図）
3. フェーズ別の進め方（フェーズごとに次の型）
   ・目的（1文）
   ・主な作業（3〜5項目、対象・方法・数量・期間）
   ・貴課との役割分担（判断・情報提供・調整・参加）
   ・成果物（仕様書の名称と一致させる）
4. 仕様書の成果物との対応表（成果物名・該当フェーズ・提出時期）

書き換え手順（チェックリスト）

• 方針は3本程度で、それぞれが業務理解の課題と1対1で対応しているか
• 各方針が「手段＋効果＋対応課題」の一文になっているか
• 品質・セキュリティ・姿勢など、他の評価項目で採点される内容が方針に混ざっていないか
• フェーズは「着手・調査・設計・実施・検証・引継ぎ」のうち必要な段階がそろっているか
• 各フェーズに「作業・発注者の関与・成果物」が対で書かれているか
• 作業は「対象・方法・数量・期間」のうち2つ以上を含む粒度か
• 仕様書の成果物一覧がすべて登場し、名称が仕様書と一致しているか
• 発注者の関与に「期間」「所要時間」「回数」が添えられているか
• 独自提案（仕様にない付加価値）が実施方針に紛れ込んでいないか

業務種別ごとの例文

IT導入（文書管理システム導入支援）

悪い例： 基本方針：①利用者目線でのシステム構築、②確実な移行、③セキュリティの確保。進め方：要件定義、設計、構築、テスト、移行、運用開始の各工程を着実に実施します。

良い例： 方針1：決裁経路の多い上位30文書類型を先に電子化し、運用開始初月から決裁日数の短縮効果が出るようにします（課題A「紙決裁による滞留」に対応） 方針2：各課の文書主任を「推進担当」として要件整理から参加してもらい、運用開始後の問い合わせを課内で解決できる体制を作ります（課題B「前回導入時の定着不足」に対応） 方針3：旧システムからのデータ移行は、2回のリハーサルで件数・内容の一致を確認してから本番移行します（課題C「移行時の文書欠落リスク」に対応）

フェーズ	主な作業	貴課との役割分担	成果物
1 要件整理（2か月）	文書類型の棚卸し（全課分、既存台帳を基に当社が整理）、推進担当者会議3回	推進担当者の選任、台帳の提供（着手後2週間以内）	要件定義書
2 設計・構築（4か月）	画面・決裁経路の設定、権限設計、既存システムとの連携設定	設計書の確認（10営業日）	基本設計書、設定一覧
3 移行・テスト（2か月）	移行リハーサル2回、受入テスト支援	受入テストの実施（5営業日）	移行結果報告書、テスト結果報告書
4 研修・運用開始（1か月）	推進担当者向け研修、全職員向けeラーニング、運用開始後2週間の常駐支援	研修日程の調整	操作マニュアル、研修実施記録

なぜ良いか： 方針が課題に対応し、フェーズごとに作業の数量（30類型、会議3回、リハーサル2回）、発注者の役割と期間（2週間以内、10営業日）、成果物がそろっています。「着実に実施します」という決意表明が、評価者が進行を想像できる記述に変わっています。

調査・計画策定（公共施設個別施設計画の改定）

悪い例： 現況調査、課題分析、方針検討、計画案作成、パブリックコメント対応、計画策定の流れで進めます。各段階で貴市と協議を行います。

良い例：

フェーズ	主な作業	貴市との役割分担	成果物
1 現況整理（2か月）	対象48施設の劣化度・利用状況・維持費を既存データから一覧化、現地確認は劣化度上位15施設	施設カルテ・修繕履歴の提供（着手後3週間以内）	施設現況一覧
2 方針検討（3か月）	施設分類別の方向性案を3パターン作成、庁内検討会議2回で絞込み	検討会議への各施設所管課の出席	方向性検討資料
3 計画案作成（3か月）	施設別の対策・時期・概算費用を整理、財政シミュレーション	素案の確認（15営業日）、議会への説明資料の確認	計画素案
4 住民意見・確定（2か月）	住民説明資料作成、パブリックコメント意見の整理と回答案作成	意見募集の実施、最終決定	意見対応表、計画書

なぜ良いか： 「現地確認は上位15施設」のように調査の範囲を数量で限定し、業務量が見積もられていることを示しています。議会説明やパブリックコメントといった行政特有の工程を発注者の役割として明示し、実務を知っていることが伝わります。

研修（管理職向けマネジメント研修）

悪い例： 貴市の課題に即したオリジナルのカリキュラムを作成し、経験豊富な講師が実践的な研修を実施します。研修後はフォローアップを行います。

良い例： 方針1：事前アンケートで各課の課題を把握し、演習の題材を貴市の実例に置き換えます（課題A「汎用研修の内容が現場に結び付かない」に対応） 方針2：研修を2回に分け、1回目と2回目の間に職場での実践期間を1か月置きます（課題B「研修直後は意欲が高いが定着しない」に対応）

フェーズ	主な作業	貴市との役割分担	成果物
1 企画（1か月）	受講者40名への事前アンケート、人事課ヒアリング1回、カリキュラム確定	アンケート配布、カリキュラム確認（5営業日）	研修企画書
2 実施（2か月）	研修1回目（1日）、実践課題の設定、1か月後の研修2回目（半日）	会場手配、受講者の出席調整	研修資料、受講記録
3 評価（3か月）	受講後アンケート、研修2回目の3か月後に行動変化アンケート、報告	アンケート配布	研修実施報告書

なぜ良いか： 「オリジナル」「実践的」「経験豊富」という形容詞を、「事前アンケートで実例に置き換える」「2回に分けて実践期間を置く」という具体的な方法に置き換えています。研修業務では「定着」が評価者の最大の関心事なので、方針2がそこに直結しています。

よくある失敗パターンと処方箋

AIに書き直させるときの指示例

以下の「実施方針・業務の進め方」の下書きを、評価者が契約後の進行を想像できる文章に書き直してください。
条件：
1. 基本方針は3本。各方針は「〜により（手段）、〜を実現します（効果）（課題○に対応）」の一文にする。添付の課題リストと1対1で対応させる。
2. 品質管理・情報セキュリティ・取組姿勢に関する方針は削除する（別項目で採点されるため）。
3. 進め方は「着手・調査・設計・実施・検証・引継ぎ」から必要な段階を選んでフェーズ分けし、各フェーズを「主な作業／貴課との役割分担／成果物」の表にする。
4. 主な作業は「対象・方法・数量・期間」のうち2つ以上を含む文にする。
5. 貴課との役割分担には、確認期間（○営業日）や所要時間を添える。
6. 添付の仕様書の成果物一覧がすべて登場するようにし、名称を仕様書と一致させる。
7. です・ます調。「着実に」「万全の」などの決意表明は使わない。
下書き：
（ここに貼り付け）
課題リスト（業務理解の節から）：
（ここに貼り付け）
仕様書の成果物一覧：
（ここに貼り付け）

よくある質問